Как автоматизировать импорт банковских платежей в МойСклад и сэкономить до 500 000 рублей в год

С вами на связи команда DataSklad. В этой статье расскажем, как автоматизировать импорт банковских платежей и выписки в МойСклад через BankSklad: загружать входящие и исходящие платежи из банка, привязывать оплаты к документам и убрать ежедневную ручную работу бухгалтера. В деньгах такая рутина легко превращается в 400-600 тысяч рублей в год, которые можно сэкономить или направить на рост бизнеса.

Ручной труд и бухгалтеры

Во многих бизнесах есть вполне конкретная боль — внесение всех платежных поручений и банковской выписки из банка в МойСклад. Обычными штатными средствами МоегоСклада это можно делать ручным импортом txt-файла формата 1С или напрямую из банка после авторизации, если нужная интеграция доступна и подходит под ваш процесс.

Из минусов: это надо делать каждый день и обычно этой рутиной загружен вечно занятый бухгалтер. Проблема усугубляется, если у вас несколько счетов в одном банке или же вы открыли еще один счет в другом банке.

В лучшем случае в компаниях передают эту обязанности офис-менеджеру, который за среднюю зарплату по рынку тратит на это по несколько часов в день. Ведь помимо внесения платежа, его еще надо привязать к нужным документам, заполнить различные поля и так далее. Такая рутина обычно стоит от 30 до 50 тысяч рублей в месяц или от 400 до 600 тысяч в год. Зачем?

Из плюсов: их нет, если честно. Не надо вручную импортировать платежи, когда это можно делать автоматически. Это в любом случае удобнее и выгоднее.

Решение боли

Наша команда разработала BankSklad — решение для автоматического импорта платежей и банковской выписки в МойСклад из банков, с которыми можно настроить прямую или почтовую интеграцию.

Когда вам на счет поступает платеж, решение его обработает, найдет в МоемСкладе перечисленные в назначении платежа документы, создаст платеж и сразу привяжет его к ним. Поддерживаем привязку к заказам, счетам, отгрузкам, приемкам и договорам. Решение ищет контрагента по ИНН и названию. Если не найдёт, создаст нового и заполнит все его реквизиты.

Такая автоматизация позволяет:

• Сэкономить очень много человеко-часов за месяц или год. Платеж импортируется в МойСклад практически сразу после прихода на расчетный счет.
• Ускорить процессы и увеличить выручку. Не нужно ждать 3 дня, когда бухгалтер выгрузит данные из банка, распределит платежи, и менеджер по продажам увидит оплату от клиента за заказ. Он это поймет уже через несколько минут и сможет быстрее отгрузить товар или начать выполнять услугу.
• Уменьшить человеческий фактор. Сценариями в МоемСкладе вы можете автоматически заполнять различные данные в платеже, заказах и других связанных документах после поступления оплаты, а так же ставить задачи. Роботы не ошибаются при правильной настройке и работают всегда, а значит вы будете получать точные данные для принятия решений.

Краткая инструкция

Будучи предпринимателями, мы знали, что настройка решения должна быть максимально простой. Поэтому мы практически уложились в одно основное действие — вам нужно лишь авторизоваться в банке внутри решения.

После этого все поступающие платежи сразу начнут импортироваться в МойСклад.

Пошагово это выглядит так:

• Добавить реквизиты банка в организацию.
• Создать интеграцию с банком в решении.
• Авторизоваться в банке. Уже после этих шагов вы всегда сможете настроить уведомления в телеграм, чтобы ваши сотрудники видели поступающие платежи, добавить исключения для платежей, которые не надо импортировать по любым причинам, выбрать свой часовой пояс решения и так далее. Но в основе всей настройки — это одно действие, авторизация в банке.

Сценарии

Приведем основные примеры сценариев, которые категорически упрощают жизнь и действительно помогают ускорить множество процессов и сэкономить часы жизни ваших сотрудников.

Перевод между счетами

Уходит боль по обработке таких переводов между счетами как внутри одного банка, так и между разными банками. Условие простое — если организация и контрагент равны, значит это перевод между счетами. Вы можете сразу поставить нужный статус, заполнить поля и считать платеж обработанным.

Смена статуса заказа

Если поступила оплата, можно сразу сменить статус заказа, счета, отгрузки. Так вы сразу увидите, что заказ оплачен и его можно дальше пустить по бизнес-процессам вашей компании.

Создание задачи

Например, при поступлении оплаты вы можете помимо смены статуса ставить задачу ответственному подготовить нужный пакет документов к отгрузке. Так менеджеры не забудут обработать заказ и передать его дальше по цепочке.

Заполнение данных

Если у вас есть регулярные покупатели, которые периодически заказывают товар и услуги, вы можете сразу задать необходимые статьи доходов и другие поля, относящиеся именно к данному контрагенту. Или, например, одним и тем же юрлицам вы платить за аренду, охрану, интернет, а значит вы можете сразу назначить нужную статью расходов.

На практике это удобно превращается в простые правила:

• контрагент Ростелеком — статья расходов Связь и интернет;
• контрагент СДЭК или Деловые линии — статья расходов Логистика;
• назначение содержит комиссия — статья расходов Банковские комиссии;
• назначение содержит аренда — статья расходов Аренда;
• назначение содержит эквайринг — статус Эквайринг и задача на сверку;
• организация и контрагент совпадают — статус Перевод между счетами.

В BankSklad можно дополнительно настроить статусы платежей при создании, проведении и экспорте, а также статусы с условием. Например, если назначение содержит дивиденды, платеж сразу получает статус Дивиденды; если назначение содержит возврат или уточнение, статус Проверить. После этого сценарии МоегоСклада уже не разбирают длинное назначение платежа, а работают с понятной очередью: новый платеж, комиссия, эквайринг, перевод между счетами, ручная проверка.

Так вы постепенно превращаете банковскую выписку в нормальный операционный процесс: BankSklad создает и классифицирует платеж, сценарий заполняет поля, меняет статус заказа или счета, ставит задачу ответственному и готовит данные для управленческой аналитики.

Подробно разобрали сценарии постобработки платежей в отдельной статье

Резервирование товара

Если поступила к вам оплата от клиента за товар, вы можете сразу поставить его в резерв. А также снять с резерва после отгрузки. Или же поставить сырье в ожидание, если вы оплатили за него и вам важно точно планировать остатки.

Экспорт платежей

Отдельно хотим сказать про экспорт платежей в банк, который так же доступен в нашем решении. Он позволяет оставить в покое бухгалтеров и самостоятельно готовить менеджерам по закупкам или офис-менеджерам платежные поручения и выгружать их в банк, чтобы директор мог в любое время и любом месте их оплатить.

Как это делается? Например, вам нужно оплатить закупку сырья. Вы создаете заказ поставщику, заполняете позиции, их цены. Затем из закупки создаете связанный документ — счет поставщика, в который вносите входящие номер и дату этого счета. А уже из счета создаете связанный исходящий платеж.

Если вы создаете платеж из документа, то ему в назначение автоматически подставляются номер и дата документа и его сумма. Вам остается лишь сохранить платеж, предварительно убрав галочку «Проведено», потому что платеж еще не выгружен в банк и не проведен в нем. Затем нужно зайти в раздел со списком всех платежей, выбрать только что созданный и непроведенный платеж, нажать на кнопку «Решения» и выбрать пункт в меню «BankSklad — Экспорт платежей в банк».

У вас откроется окно с проверкой корректности реквизитов платежа и кнопкой для его экспорта в банк. После экспорта вы сможете провести его в банке. Когда банк проведет у себя платеж, наше решение найдет его и само проставит галочку «Проведено». Тем самым у вас в МоемСкладе останутся только действительно проведенные платежи.

Вы можете пойти дальше и заранее составлять такой платежный календарь из непроведенных платежей на определенные дни. Например, когда у вас есть график оплаты по кредитам, за аренду или зарплаты с фиксированными днями оплаты.

Заключение

Решение BankSklad позволяет существенно автоматизировать работу не только с платежами, но и другими документами и бизнес-процессами компании, навести порядок, стандартизировать данные и действия, а значит и ускорить их. В большинстве случаев это ведет к росту выручки, экономии на лишних расходах и наведению порядка в компании.