Как настроить группы товаров и услуг в МоемСкладе для управленческого учета и внешней аналитики

Внешняя аналитика хорошо работает только тогда, когда учетные данные уже имеют понятную структуру. Если в МоемСкладе товары, услуги и статьи расходов лежат одним плоским списком, то в DataLens сложно собирать управленческий отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет, отчет о движении денежных средств, отчеты по закупкам, производству, маркетингу, складу и другим отделам.

Один из простых способов подготовить учет к аналитике — использовать группы в разделе Товары и услуги. В МоемСкладе можно вести не только товары для продажи, но и услуги или условные позиции для управленческого учета: аренду, налоги, зарплаты, рекламу, банковские комиссии, разработку, строительство, оборудование, сырье, упаковку, доставку и другие статьи бизнеса.

Тогда группа товара или услуги становится не просто папкой для порядка, а управленческим признаком. По нему можно анализировать доходы и расходы, себестоимость, инвестиции, обязательства, внутренние переводы, работу отделов и строить чарты во внешней аналитике.

Зачем группировать товары и услуги для управленческого учета

Управленческому учету нужны устойчивые категории, которые одинаково используются в документах, платежах, продажах, закупках и аналитике. Для отчета о прибылях и убытках нужны статьи доходов, себестоимости, постоянных и переменных расходов. Для балансового отчета важно отделять активы, обязательства, займы, имущество, товарные остатки и расчеты. Для отделов нужны свои разрезы: маркетингу — реклама и каналы продвижения, производству — сырье и упаковка, складу — тара, оборудование и логистика, финансам — кредиты, проценты и переводы.

Если такие признаки не заведены в учете, их приходится восстанавливать позднее: по назначению платежа, контрагенту, договору или ручным правилам в SQL. Такой подход быстро ломается, потому что один и тот же контрагент может выставлять счета по разным статьям, а назначение платежа часто написано непоследовательно.

Гораздо надежнее заранее разложить товары и услуги по группам. Тогда при создании документов в МоемСкладе пользователь выбирает не просто позицию, а позицию внутри нужной управленческой категории.

Базовая структура групп

Обычно я начинаю с трех основных групп в разделе Товары и услуги:

• инвестиционные;
• операционные;
• финансовые.

Внутри каждой группы создаются подгруппы. Они нужны, чтобы не смешивать разные типы доходов, расходов, активов, обязательств и внутренних операций внутри одной управленческой категории.

В реальном аккаунте такая структура может быть довольно глубокой. Например, в одной рабочей схеме верхние группы выглядят так:

• Инвестиционные — 89 вложенных групп, 170 товаров и 24 услуги;
• Операционные — 158 вложенных групп, 268 товаров и 148 услуг;
• Финансовые — 40 вложенных групп и 13 услуг.

На верхнем уровне обычно нет самих товаров и услуг. Они лежат ниже — в конкретных подгруппах, где уже понятно, к какой управленческой статье относится позиция.

Зачем нужны префиксы в конечных группах

В большой структуре одних названий групп недостаточно. Сотрудник может видеть похожие слова в разных ветках: услуги, товары, кредиты, доставка, банк, проценты. Чтобы быстрее выбрать правильную группу и не перепутать управленческий смысл позиции, удобно добавлять короткий префикс к конечным группам.

Конечная группа — это нижний уровень справочника, который уже выбирают сотрудники в документах. Именно с ней потом связываются приемки, отгрузки, входящие и исходящие платежи, закупки, продажи, перемещения и другие операции. Поэтому правило простое: позицию нужно относить не просто в общую папку Операционные / Сырье, а в конечную группу с префиксом, например С Мед, С Тара или С Этикетки.

Префикс помогает сразу увидеть управленческую роль группы:

• И — инвестиционные расходы;
• Р1 — переменные расходы;
• Р2 — постоянные расходы;
• Н — налоги;
• П — проценты;
• С — сырье;
• Т — товары как готовая продукция;
• У — услуги;
• ПФ — полуфабрикаты;
• Ф — финансовые операции.

Иногда можно добавить отдельный префикс для особой статьи, например Д для дивидендов. Но чем меньше исключений, тем легче сотрудникам пользоваться справочником. Если дивиденды не нужно выделять отдельным кодом, их можно держать внутри финансовых операций с префиксом Ф.

В рабочей структуре это выглядит так:

• И Автомобили, И Оборудование, И Товарные знаки;
• Р1 Доставка входящая, Р1 Маркетплейсы, Р1 Проценты от продаж;
• Р2 Зарплата, Р2 Аренда, Р2 Бухгалтерия;
• Н НДС, Н Налог на прибыль, Н Штрафы и пени;
• П Кредит, П Депозит, П Факторинг;
• С Мед, С Тара, С Упаковочные, С Этикетки;
• Т Мед, Т Крем-мед, Т Варенье;
• У Доставка, У Бухгалтерия, У Реклама;
• Ф Кредит, Ф Заем, Ф Вывод, Ф Гранты.

Такая запись дисциплинирует учет. Сотруднику не нужно держать в голове всю логику управленческой отчетности: он выбирает понятную конечную группу, а аналитика уже получает устойчивый признак для отчетов.

Еще один плюс префиксов — контроль качества данных. Они сразу видны в общем списке документов и позиций. Если где-то забыли выбрать префиксную группу или выбрали слишком общую папку без префикса, это заметно: такой документ не сможет корректно попасть в управленческую аналитику. Поэтому в DataLens можно сделать отдельные контрольные чарты: документы без группы, документы без префиксной группы, позиции в общей папке вместо конечной группы, документы с подозрительно смешанными группами.

Ниже префиксной группы можно создавать дополнительные подгруппы для удобства. Например, внутри Т Мед можно разделить позиции по брендам, фасовкам или линейкам, а внутри С Этикетки — по продуктам и макетам. Но такие подгруппы уже вспомогательные. Основной управленческий смысл задает префиксная группа, поэтому в аналитике важно сохранять связь каждой нижней позиции с ближайшей группой, где есть префикс.

Как можно назвать префиксы

Префиксы должны быть короткими, но понятными. Их можно оставить как коды или сделать чуть более говорящими:

• И можно читать как Инвестиции или Капвложения;
• Р1 — как Переменные расходы или Расходы 1-го уровня;
• Р2 — как Постоянные расходы или Расходы 2-го уровня;
• РПР — как более понятный вариант для переменных расходов;
• РПС — как более понятный вариант для постоянных расходов;
• Н — как Налоги;
• П — как Проценты;
• С — как Сырье и материалы;
• Т — как Готовая продукция или Товары;
• У — как Услуги;
• ПФ — как Полуфабрикаты;
• Ф — как Финансовые операции;
• Д — как Дивиденды, если эту статью нужно выделить отдельно от остальных финансовых операций.

Можно использовать и другие системы обозначений. Например, трехбуквенные сокращения:

• ВЫР — выручка;
• ПЕР — переменные расходы;
• ПОС — постоянные расходы;
• ФИН — финансовые операции;
• ИНВ — инвестиции;
• НАЛ — налоги;
• ДИВ — дивиденды;
• ТОВ — товары;
• УСЛ — услуги;
• СЫР — сырье;
• ПОЛ — полуфабрикаты;
• МАТ — материалы;
• ПРО — проценты.

Еще один вариант — английские сокращения или числовые коды, например 01, 02, 03. Но для ежедневной работы обычно удобнее буквенные префиксы: они быстрее читаются сотрудниками и лучше видны в списках.

Если учет ведут несколько человек, лучше не менять префиксы слишком часто. Важнее, чтобы все сотрудники одинаково понимали: С — это сырье и материалы, Т — готовая продукция, Р1 — переменные расходы, Р2 — постоянные расходы, а Ф — финансовые операции.

Инвестиционные группы

Инвестиционные группы — это вложения в развитие бизнеса, активы и долгосрочные проекты. Такие расходы не стоит смешивать с регулярными затратами, потому что они по-другому влияют на управленческую картину.

Пример подгрупп:

• имущество — оборудование, мебель, техника, транспорт, инструменты;
• развитие — запуск новых направлений, подготовка новых точек, проектные расходы;
• разработка — сайт, приложение, интеграции, внутренняя автоматизация, доработка IT-систем;
• строительство — ремонт, стройматериалы, подрядчики, проектирование, инженерные работы.

Примеры позиций внутри групп:

• Автомобиль;
• Тележка гидравлическая;
• Стеллаж;
• Котел варочный;
• Весы торговые;
• Этикетировщик;
• Разработка личного кабинета;
• Интеграция с банком;
• Ремонт помещения;
• Регистрация товарного знака.

Такая ветка может выглядеть так:

• Инвестиционные / Имущество / Автотранспорт / И Автомобили;
• Инвестиционные / Имущество / Техника / И Оборудование / Фасовка;
• Инвестиционные / Имущество / Техника / И Оргтехника / Компьютеры;
• Инвестиционные / Разработка / Программы / И Программирование;
• Инвестиционные / Разработка / Собственность / И Товарные знаки;
• Инвестиционные / Строительство / Ремонт / И Ремонт объектов.

Операционные группы

Операционные группы описывают регулярную работу бизнеса: продажи, закупки, производство, аренду, налоги, зарплату, рекламу и другие расходы, которые поддерживают текущие процессы.

Пример подгрупп:

• налоги — налоги, взносы, патенты, сборы;
• переменные — расходы, которые растут вместе с продажами или объемом работ;
• постоянные — аренда, связь, сервисы, зарплата административной команды;
• проценты — проценты по кредитам, займам, рассрочкам и лизингу;
• сырье — материалы для производства или оказания услуг;
• товары — закупка товаров для перепродажи;
• услуги — подрядчики, логистика, реклама, бухгалтерия, обслуживание.

Примеры позиций внутри групп:

• Аренда нежилого помещения;
• Заработная плата;
• Страховые взносы;
• Налог на добавленную стоимость;
• Рекламный бюджет;
• Размещение товара;
• Комиссия маркетплейса;
• Доставка входящая;
• Доставка исходящая;
• Бухгалтерское обслуживание;
• Обслуживание счета в банке;
• Коммунальные услуги.

Для производственного или торгового бизнеса операционная ветка часто становится самой большой. В ней можно отдельно держать сырье, упаковку, этикетки, товары для продажи, доставку, маркетплейсы, зарплату, аренду, банк, бухгалтерию, маркетинг, программы и сертификацию.

Примеры веток:

• Операционные / Сырье / Мед / С Мед;
• Операционные / Сырье / Тара / С Тара / Банки;
• Операционные / Сырье / Упаковка / С Гофрокартон;
• Операционные / Сырье / Этикетки / С Этикетки / Мед;
• Операционные / Товары / Продукты / Т Мед;
• Операционные / Переменные / Доставка / Р1 Доставка входящая;
• Операционные / Переменные / Маркетплейсы / Р1 Маркетплейсы;
• Операционные / Постоянные / Зарплата / Р2 Зарплата;
• Операционные / Постоянные / Маркетинг / Р2 Реклама и PR;
• Операционные / Проценты / Кредиты / П Кредит.

Финансовые группы

Финансовые группы показывают, как бизнес привлекает, возвращает и перераспределяет деньги. Их важно отделять от регулярных доходов и расходов, чтобы не считать получение кредита выручкой, а возврат займа обычным расходом.

Пример подгрупп:

• инвестирование — вклады собственника, инвестиции, дивиденды, распределение прибыли;
• кредитование — получение кредита, возврат тела кредита, займы;
• переводы — переводы между своими счетами, кассой и банком;
• услуги — банковские услуги, комиссии, обслуживание кредитных продуктов.

Примеры позиций внутри групп:

• Вклад собственника;
• Получение кредита;
• Возврат тела кредита;
• Выдача займа;
• Возврат займа;
• Перевод между счетами;
• Грант;
• Государственная субсидия;
• Выплата дивидендов;
• Вывод средств;
• Благотворительность.

Примеры веток:

• Финансовые / Инвестирование / Инвестиции / Ф Доля;
• Финансовые / Переводы / Гранты / Ф Гранты;
• Финансовые / Переводы / Гранты / Ф Субсидии;
• Финансовые / Переводы / Прибыль / Д Дивиденды;
• Финансовые / Переводы / Счета / Ф Вывод;
• Финансовые / Переводы / Юристы / Ф Долг.

Как выбирать глубину групп

Не нужно сразу строить слишком сложную структуру. Хорошая начальная схема должна помогать пользователю быстро выбрать правильную позицию в документе, а не превращать учет в справочник из сотен почти одинаковых строк.

Практичное правило такое:

• первый уровень — крупная управленческая зона: инвестиционные, операционные, финансовые;
• второй уровень — крупная статья: налоги, товары, услуги, разработка, кредитование;
• третий уровень — конкретизация под бизнес: реклама, доставка, аренда, сырье, оборудование, подрядчики.

Если по группе нужно регулярно смотреть отдельный чарт или контролировать бюджет, ее стоит выделить. Если категория нужна один раз в год и не влияет на решения, ее можно оставить внутри более общей группы.

Как работать со смешанными закупками и продажами

В реальной работе один счет, чек или накладная часто содержит позиции из разных управленческих групп. Например, у одного поставщика можно одновременно купить сырье, упаковку, канцтовары и оборудование. Формально это один контрагент и один платеж, но для управленческого учета это разные статьи.

Если в документе смешаны разные группы, есть два варианта.

Первый вариант — выбрать основную группу по деньгам. Если большая часть суммы относится к одной префиксной группе, ее можно считать основной для документа. Например, если в закупке на 100 000 рублей сырья на 90 000 рублей, а канцелярии на 10 000 рублей, документ можно отнести к сырью. Это простой подход, но он дает приближение.

Второй вариант — дробить документы. Если позиции относятся к разным префиксным группам и суммы существенные, удобнее разделить закупку на несколько счетов, накладных, чеков или внутренних документов. Так сырье попадет в С, готовые товары — в Т, постоянные расходы — в Р2, оборудование — в И, а финансовые операции — в Ф.

Чем точнее документы разделены в учете, тем меньше искажений потом будет в аналитике. Один поставщик может продавать все что угодно, но для управленческого учета важен не только поставщик, а смысл каждой покупки или продажи. Поэтому крупные смешанные документы лучше разбивать по префиксным группам.

С продажами работает та же логика. Если в одной отгрузке смешаны готовая продукция, услуги, компенсации или прочие позиции с разным управленческим смыслом, лучше разделить их заранее. Тогда в аналитике не придется угадывать, какая часть выручки или расхода относится к какой статье.

Чтобы группа товаров попадала не только в справочник, но и в нужные документы, ее можно добавить как обязательное дополнительное поле. Например, в заказах поставщикам такое поле заставляет пользователя выбрать управленческую группу до сохранения документа.

Как это помогает в LensSklad и DataLens

Когда группы товаров и услуг заведены в МоемСкладе, LensSklad может выгружать эту структуру во внешнюю базу. Дальше в DataLens можно использовать группы как измерения в датасете:

• собирать управленческий отчет о прибылях и убытках;
• готовить балансовый отчет с разделением активов, обязательств и капитала;
• строить отчет о движении денежных средств;
• смотреть расходы по операционным статьям;
• анализировать себестоимость по сырью, таре, упаковке и товарам;
• отдельно анализировать инвестиции в развитие;
• отделять тело кредита от процентов;
• исключать внутренние переводы из отчетов, где они не должны влиять на итог;
• делать отчеты для отделов: маркетинга, производства, склада, продаж, финансов;
• сравнивать плановые и фактические платежи по управленческим категориям.

Важно, что классификация появляется в учете до аналитики. SQL-запрос или датасет в DataLens не должен угадывать смысл товара, услуги, платежа или документа с нуля. Он должен брать уже подготовленные признаки из МоегоСклада и аккуратно использовать их в отчетах.

На практике датасеты для таких отчетов могут быть весьма глубокими и сложными. В них соединяются заказы, платежи, договоры, контрагенты, организации, статусы, группы товаров и другие справочники. Благодаря этим связям DataLens получает не просто сумму документа, а полный управленческий контекст: кто платит, за что, по какой группе, в каком статусе и к какой части бизнеса это относится.

Никаким другим способом такие многоуровневые отчеты нормально не построить. Если группы товаров и связи не заведены в учете, аналитику приходится угадывать по текстам, контрагентам или ручным правилам, а это быстро ломается. Когда структура подготовлена заранее, на дашборде можно собирать разные чарты и таблицы с разделением по группам товаров, статусам, контрагентам и оплатам.

Частые ошибки

Первая ошибка — смешивать товары для продажи, услуги подрядчиков, активы и финансовые операции в одной группе. В таком списке сложно понять, что относится к себестоимости, что к постоянным расходам, что является инвестицией, а что вообще должно быть исключено из операционных показателей.

Вторая ошибка — заводить слишком много групп без понятной логики. Если пользователь каждый раз сомневается, куда положить услугу, аналитика быстро станет нестабильной.

Третья ошибка — пытаться исправить структуру только в DataLens. Внешняя аналитика может красиво показать данные, но она не заменяет учетную дисциплину в источнике.

Итог

Группы товаров и услуг в МоемСкладе можно использовать как основу для управленческого учета. Они помогают готовить отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет, отчет о движении денежных средств и отдельные отчеты для отделов. Удобно начинать с крупных управленческих зон: инвестиционные, операционные и финансовые. Внутри них стоит создать подгруппы под реальные статьи бизнеса: налоги, аренду, рекламу, товары, сырье, разработку, имущество, кредиты и переводы.

Такая структура делает данные понятнее еще до выгрузки в LensSklad. А в DataLens на ее основе уже можно строить чарты, фильтры и управленческие отчеты без сложных ручных правил.