Как дистрибьютор товаров для рыбалки ускоряет работу с оплатами в МоемСкладе

Клиент попросил не раскрывать название компании, поэтому в кейсе оставляем только рынок и рабочий сценарий. Это компания, которая развивает и продает товары для рыбалки и outdoor: рыболовные изделия, снасти и сопутствующие гаджеты. Продажи идут через маркетплейсы, розницу и оптовые каналы.

Команда выстраивает управленческий учет в МоемСкладе: логистику, склад, платежи, связь оплат с реализациями и отгрузками, а дальше — расчет себестоимости и автоматизированную отчетность. Для этого важно, чтобы банковские платежи быстро попадали в МойСклад и связывались с документами.

С чем пришел клиент

До подключения BankSklad платежи загружались разными способами. Часть операций пытались брать напрямую из банка Точка, часть — через Финтабло. Но в этой схеме оставалось много ручной работы: платежи нужно было подгружать, проверять и связывать с документами.

Клиент сформулировал задачу так: платежи должны заходить автоматически и сразу «цепляться» к нужным документам. Иначе у сотрудника остается отдельная ручная функция по загрузке и разбору оплат.

Этой работой занимались логисты и менеджер управленческого учета. Разовая ручная загрузка могла занимать около двух часов, а если нужно было разобрать большой период, например несколько месяцев, — до четырех часов. При этом такие задачи часто откладывались до дедлайна, а потом делались одним большим блоком.

Почему это влияло на операционную работу

Для компании платеж — это не только бухгалтерский факт. От него зависит операционное действие: можно ли отгружать заказ покупателю, нужно ли дополнительно проверить банк, что уже оплачено, а что еще нет.

До автоматизации менеджеры не всегда быстро видели оплаты от покупателей. Им приходилось дополнительно смотреть банк, подтверждать платежи и только после этого запускать дальнейшие действия по заказам.

После онлайн-загрузки платежей в МойСклад менеджеры видят оплату быстрее и могут сразу действовать. Для бизнеса с маркетплейсами, оптом и розницей это особенно важно: задержка в подтверждении оплаты превращается в задержку отгрузки.

Почему выбрали BankSklad

Команда тестировала несколько вариантов и пришла к выводу, что через Финтабло загружать платежи дольше, а ручной механизм все равно остается. Поэтому платежи из Точки решили вести через BankSklad, а Финтабло оставить для аналитики и отдельных управленческих сценариев.

Клиенту были важны две вещи:

• автоматическая подгрузка платежей из банка;
• возможность связывать платежи с документами в МоемСкладе.

Отдельно клиент отметил ценность комплексного подхода: на рынке есть решения, которые занимаются только «сцепкой» платежей с документами, без загрузки выписки. В этом сценарии полезнее, когда одно решение закрывает оба участка: получает платежи и помогает связать их с учетными документами.

Как проходило внедрение

Внедрение прошло относительно быстро. На старте были вопросы с подключением расчетного счета, но их удалось решить с поддержкой.

Еще один важный для клиента сценарий — исключения по контрагентам. Не все операции нужно вести через один и тот же контур: часть контрагентов компания планирует обрабатывать через Финтабло. Поэтому возможность исключить контрагента из обработки выписки помогает разделить потоки и не смешивать разные управленческие сценарии.

Что получилось

Главный эффект пока не в точных метриках, а в снятии ручной рутины и ускорении видимости оплат.

Компания получает платежи из Точки в МойСклад быстрее, менеджеры видят оплаты и могут запускать отгрузки без дополнительных проверок в банке, а управленческий учет получает более подготовленные данные для связи платежей с реализациями и отгрузками.

Измеримых итогов вроде процента ускорения или экономии часов команда пока не фиксировала: на момент интервью они тестировали гипотезы и выбирали устойчивую схему работы. Но направление уже понятно: автоматизировать загрузку платежей, связку с документами и дальше постепенно убирать ручные действия логистов.

Что дальше

Следующий шаг — развивать автоматические сценарии вокруг платежей. Сейчас логисты еще многое делают вручную: меняют статусы, готовят дальнейшие действия по заказам, работают с управленческой отчетностью.

Потенциально платеж может запускать цепочку действий в МоемСкладе: менять статус, резервировать товар, готовить отгрузку, заполнять поля или запускать другой сценарий. Пока команда фокусируется на управленческой отчетности, но уже видит, что следующий слой автоматизации нужен именно здесь.

Итог

Кейс показывает типовую задачу компании, которая продает товары через несколько каналов и строит управленческий учет в МоемСкладе. Когда платежи загружаются вручную или приходят с задержкой, страдают не только финансы, но и операционные процессы: менеджеры не видят оплату, отгрузка задерживается, логисты тратят время на проверки.

BankSklad помогает перенести платежи из Точки в МойСклад, быстрее связать их с документами и дать команде основу для управленческой отчетности. Для клиента это первый этап большой автоматизации: сначала убрать ручную загрузку и проверку оплат, затем связать платежи с документами и постепенно автоматизировать действия после оплаты.