Сценарии постобработки платежей BankSklad

Сценарии постобработки нужны, чтобы после создания платежа BankSklad автоматически заполнялись статьи доходов и расходов, дополнительные поля, статусы связанных документов и задачи для сотрудников.

Сценарии МоегоСклада — это отдельный платный механизм автоматизации. Он шире, чем простое заполнение реквизитов платежа: сценарии могут менять поля, статусы, владельца и отдел, создавать задачи, отправлять уведомления и работать со связанными документами.

BankSklad создает или проводит платеж, а сценарии МоегоСклада обрабатывают его дальше по вашим правилам.

Уровень 1. Сценарии без BankSklad

Первый уровень — обычные сценарии МоегоСклада, которые работают по полям документов.

Их можно использовать, когда условие уже есть в документе:

• контрагент равен конкретной компании;
• договор равен договору с отсрочкой;
• организация, склад, проект или отдел равны заданному значению;
• статус документа изменился;
• поле Оплачено (руб) изменилось;
• сумма или другое поле попадает под нужное условие.

Примеры простых правил:

• если контрагент — арендодатель, поставить статью расходов Аренда;
• если контрагент — рекламная площадка, поставить статью расходов Реклама;
• если контрагент — оператор связи, поставить статью расходов Телефония и интернет;
• если контрагент — охранная компания, поставить статью расходов Охрана;
• если контрагент — бухгалтерская компания, поставить статью расходов Бухгалтерия;
• если контрагент — оптовый покупатель, поставить статью доходов Оптовые продажи;
• если контрагент — юрлицо маркетплейса, например Интернет Решения для Ozon или РВБ для Wildberries, поставить статью доходов Маркетплейсы или нужный канал продаж;
• если организация и контрагент равны, поставить техническую статью или поле Внутренний перевод;
• если договор у поставщика равен договору с отсрочкой 14 дней, заполнить планируемую дату оплаты или поставить задачу на контроль оплаты;
• если статус заказа изменился на Оплачен, поставить задачу складу.

Ограничение: сценарии МоегоСклада не разбирают назначение платежа как банковский текст. Если одному и тому же контрагенту можно платить за разные операции, нужен дополнительный слой.

Условие сценария	Что заполнить
Контрагент — арендодатель	Статья расходов Аренда
Контрагент — оператор связи	Статья расходов Телефония и интернет
Контрагент — оптовый покупатель	Статья доходов Оптовые продажи
Контрагент содержит Интернет Решения или РВБ	Статья доходов Маркетплейсы
Организация и контрагент равны	Техническое поле Внутренний перевод
Договор с поставщиком содержит отсрочку	Планируемая дата оплаты или задача на контроль

Уровень 2. Статусы BankSklad

BankSklad может поставить платежу стандартный или условный статус после создания, проведения или экспорта.

Условный статус помогает классифицировать платеж по назначению, содержанию или вхождению текста. Например, если назначение содержит дивиденды, платеж получает статус Дивиденды. Если содержит эквайринг, получает статус Эквайринг.

После этого сценарий МоегоСклада работает уже не с назначением платежа, а с понятным статусом.

Примеры:

• статус Дивиденды — заполнить финансовую статью, сменить владельца и отдел, ограничить видимость платежа;
• статус Тело кредита — отнести платеж к финансовой деятельности;
• статус Проценты по кредиту — отнести платеж к операционным расходам;
• статус Эквайринг — поставить задачу на сверку;
• статус Комиссия банка — поставить статью расходов Банковские комиссии;
• статус Проверить — поставить задачу бухгалтеру;
• статус Перевод между счетами — заполнить техническую статью и убрать операцию из управленческой выручки/расходов.

Статус может быть временным. Например, BankSklad ставит Проверить, сценарий создает задачу, а после ручной проверки сотрудник или другой сценарий переводит платеж в окончательный статус.

Что нашел BankSklad	Промежуточный статус	Что делает сценарий
Назначение содержит дивиденды	Дивиденды	Заполняет финансовую статью, меняет владельца и отдел
Назначение содержит погашение основного долга	Тело кредита	Относит платеж к финансовой деятельности
Назначение содержит проценты по кредиту	Проценты по кредиту	Относит платеж к операционным расходам
Назначение содержит эквайринг	Эквайринг	Ставит задачу на сверку или заполняет статью доходов
Назначение содержит комиссия банка	Комиссия банка	Заполняет статью расходов Банковские комиссии
Назначение содержит возврат или ошибочно	Проверить	Ставит задачу ответственному

Уровень 3. Цепочки действий по связанным документам

Третий уровень — использовать платеж как триггер для связанных документов.

Например, BankSklad создал входящий платеж и привязал его к заказу покупателя. В заказе изменилось поле Оплачено (руб). После этого сценарий может:

• изменить статус заказа на Оплачен;
• зарезервировать товар;
• создать задачу складу на сборку;
• создать задачу закупщику или производству;
• отправить уведомление менеджеру;
• заполнить поля в заказе, счете или отгрузке.

Так платеж из банка запускает цепочку действий в продажах, закупках, производстве или контроле документов.

Общая схема

1. BankSklad получает платеж из банка.
2. Создает входящий или исходящий платеж в МоемСкладе.
3. Проставляет основной или условный статус, если он настроен.
4. Сценарий МоегоСклада срабатывает по статусу, контрагенту, договору или другому полю.
5. Сценарий заполняет нужные поля, меняет документы, ставит задачи или запускает следующую цепочку.

Статьи доходов и расходов по контрагентам

Настройте сценарии для регулярных контрагентов:

• если контрагент содержит Ростелеком, поставить статью расходов Телефония и интернет;
• если контрагент содержит Яндекс или VK, поставить статью расходов Реклама;
• если контрагент содержит СДЭК или Деловые линии, поставить статью расходов Логистика;
• если контрагент содержит название арендодателя, поставить статью расходов Аренда;
• если контрагент содержит название охранной или бухгалтерской компании, поставить соответствующую статью расходов;
• если контрагент содержит название оптового покупателя, поставить статью доходов Оптовые продажи;
• если контрагент содержит Интернет Решения, РВБ или название другого юрлица маркетплейса, поставить статью доходов Маркетплейсы;
• если статус BankSklad равен Комиссия банка, поставить статью расходов Банковские комиссии.

Так платежи сразу попадают в управленческую аналитику с правильной разметкой.

Условие	Что поставить
Контрагент содержит Ростелеком	Статья расходов Телефония и интернет
Контрагент содержит Яндекс или VK	Статья расходов Реклама
Контрагент содержит Интернет Решения	Статья доходов Маркетплейсы / Ozon
Контрагент содержит РВБ	Статья доходов Маркетплейсы / Wildberries
Статус BankSklad равен Комиссия банка	Статья расходов Банковские комиссии

Статьи доходов и статусы заказов

Для входящих платежей можно настроить сценарии:

• если платеж привязан к заказу покупателя, сменить статус заказа на Оплачен;
• если статус BankSklad равен Оплата клиента, поставить статью доходов Выручка;
• если статус BankSklad равен Возврат, поставить задачу бухгалтеру;
• если организация и контрагент совпадают, поставить статус Перевод между счетами.

Задачи после платежей

Сценарии полезно использовать не только для заполнения полей, но и для запуска работы сотрудников:

• после оплаты клиента поставить задачу менеджеру подготовить отгрузку;
• после предоплаты поставщику поставить задачу закупщику проконтролировать поставку;
• после возврата поставить задачу бухгалтеру проверить документы;
• если платеж получил статус Проверить, поставить задачу ответственному разобрать операцию.

Эквайринг и переводы между счетами

Для эквайринга можно выбрать один из двух вариантов:

• исключить создание платежей, если их уже создает отдельное решение для эквайринга;
• оставить платежи и ставить им статус Эквайринг, чтобы сверять поступление денег на расчетный счет.

Для переводов между своими счетами обычно лучше оставить создание платежей, но отключить уведомления и поставить технический статус Перевод между счетами.

Что настроить в первую очередь

Начните с самых повторяемых правил:

• регулярные поставщики;
• комиссии банка;
• налоги и взносы;
• переводы между счетами;
• эквайринг;
• платежи клиентов по счетам;
• платежи, которые нужно отправлять на ручную проверку.

Когда базовые сценарии заработают стабильно, добавляйте правила по проектам, ответственным, торговым точкам, складам и дополнительным полям.

Подробная статья с примерами сценариев